Privacy and Personal Data

Notice regarding personal data processing

In conformity with article 13 of Legislative Decree 196 of June 30, 2003 (The Personal Data Protection Code), we wish to inform that Le Rose Srl processes the ordinary personal data of its customers and suppliers and those subjects who have voluntarily provided their registration data, directly or by telephone, fax or e-mail, to our sales office or the company that carries out our telemarketing.

In conformity with the law (article 2 – Purposes), Le Rose Srl guarantees that your personal data will be processed with respect for the rights, fundamental liberties and dignity of the interested party, with particular reference to confidentiality, personal identity and the right to the protection of personal data.

Purposes for which personal data is processed

All data provided by interested parties are exclusively processed to fulfil obligations related to the company's business and, in particular:

  • i. to enter registration data in the company's computer database;
  • ii. to calculate internal statistics;
  • iii. preparing technical service sheets for support and/or training;
  • iv. to issue delivery documents, invoices and credit memos;
  • v. issuing quotations and proposals to active and/or potential clients;
  • vi. to issue requests for quotations and proposals to active and/or potential suppliers;
  • vii. to process ordinary and VAT accounting;
  • viii. to process collections and payments;
  • ix. to send commercial information about its activities, or those of its connected companies, always in the data processing sector, to active and/or potential clients;
  • x. to exchange information about the company's economic, administrative and sales activities by telephone, mail, shipping companies, fax, e-mail and the private areas of the web site of Le Rose s.r.l.
  • xi. to satisfy obligations envisaged by law, regulations, Community directives and the civil and tax codes; 

Communication and use of data

If necessary, the personal data of interested parties can also be communicated:

  • i. to all subjects who are legally entitled to access the data;
  • ii. to our collaborators, employees, agents and suppliers in the context of their relative duties and/or any contractual obligations with them, related to the commercial relationship with interested parties;
  • iii. to factoring companies, collection agencies and credit insurance companies;
  • iv. to companies that produce and/or grant licenses to use any services/products supplied, only when the communication is necessary for the use of the services/products purchased by the interested party;
  • v. to post offices, shipping companies and couriers for sending documentation and/or materials;
  • vi. to suppliers of Unified Messaging services via the Internet, when this channel is used to send letters and messages to interested parties;
  • vii. to all those physical and/or legale entities, both public and private (the offices of legal, administrative and tax consultants, the offices of payroll services, judicial offices, chambers of commerce and labour offices, etc.), when the communication is necessary or functional for our activities and in the manner and for the purposes described above;
  • viii. to all those physical and/or legale entities, both public and private (the offices of legal, administrative and tax consultants, the offices of payroll services, judicial offices, chambers of commerce and labour offices, etc.), when the communication is necessary or functional for our activities and in the manner and for the purposes described above;

Nature of the collection and the consequences of any failure to provide

For those subjects who intend to open a commercial relationship with our company, even if purely for the purpose of obtaining information about our activities/services, providing personal data is optional; however, a failure to provide the information could make it impossible to continue the relationship, conduct it properly or fulfil legal and even tax obligations. Data is kept at our company's operating headquarters for the time required by civil and tax regulations.

Processing methods

The personal data is exclusively processed at the headquarters of Le Rose Srl using paper and computer media, using both the telephone and computers and even using automated equipment for the storage, handling and transmission of the data, taking every precaution to guarantee its security and confidentiality.

Personal data controller for processing purposes

The owner of the personal data for processing purposes is Le Rose Srl. At present, the data processing manager is the CEO.

The right of access to personal data

The interested party has the right to know whether or not personal data about him exists, even if not yet recorded, and to receive a copy in intelligible form. The interested party has the right to know:

  • i. the origin, purposes and processing methods of the personal data;
  • ii. the logic applied, in the case of processing by computers;
  • iii. the contact information of the owner, managers and representative designated under article 5, paragraph 2, of Legislative Decree 196/2003;
  • iv. the subjects, or categories of subjects, to whom the personal data may be communicated, or that may come to know it in their capacity as designated representative in the territory of the state, managers or appointees.

The interested party has the right to:

  • i. have the data updated, corrected or, when there is an interest, supplemented;
  • ii. the cancellation, transformation into anonymous form or blockage of data processed in violation of the law, including that whose preservation is not necessary in relation to the purposes for which the data was collected or subsequently processed;

The interested party has the right to oppose, in whole or in part:

  • i. the processing of personal data that regards him, even though pertinent to the purpose for which it was gathered, for legitimate reasons;
  • ii. the processing of personal data that regards him for the purpose of sending advertising or direct sales material or for market research or commercial communications.

The above rights may be exercised by an informal request to the owner, or one of the managers, even through an agent, and will be acknowledged without delay. A request may be sent to the owner or manager via registered letter, fax or e-mail.

Article 7 – Right of access to personal data and other rights

  • i. The interested party has the right to know whether or not personal data about him exists, even if not yet recorded, and to receive a copy in intelligible form.
  • ii. The interested party has the right to know:
    • a) the origin of the personal data;
    • b) the purposes and methods of its processing;
    • c) the logic applied, in the case of processing by computers;
    • d) the contact information for the owner, managers and representative designated under article 5, paragraph 2;
    • e) the subjects, or categories of subjects, to whom the personal data may be communicated, or that may come to know it in their capacity as designated representative in the territory of the state, managers or appointees.
  • iii. The interested party has the right to:
    • a) have the data updated, corrected or, when there is an interest, supplemented;
    • b) the cancellation, transformation or blockage of data handled in violation of the law, including that which it is not necessary to preserve in relation to the purposes for which the data was gathered or subsequently handled;
    • c) certification that the operations in letters "a" and "b" were brought to the attention, also as regards their content, of those to whom the data was communicated or published, except in the case where such fulfilment is impossible or involves a use of means that is obviously disproportionate to the right protected.
  • iv. The interested party has the right to oppose, in whole or in part:
    • a) the processing of personal data that regards him, even though pertinent to the purpose for which it was gathered, for legitimate reasons;
    • b) the handling of personal data that regards him for the purpose of sending advertising or direct sales material or for market research or commercial communications

Security Measure of the Website

Specific security measures have been taken by the site to provide secure access and protect the information contained in the private area from the risks of loss or accidental destruction, unauthorised access or processing that is not allowed or does not conform to the purposes for which it was collected.

Antivirus software is updated automatically. Clients are assigned a username and password for access to the private area. The latter are assigned and communicated in a confidential way to the person designated by the client, if an agency or company, or to the client himself, if a physical person. The user is obligated to keep the username and password confidential.

 

Informativa sul trattamento dei dati personali

Decreto Legislativo nr. 196 del 30 Giugno 2003 - (Codice in materia di protezione dei dati personali) Ai sensi dell’articolo 13 del decreto legge suddetto, informiamo che Le Rose s.r.l. tratta dati personali comuni di clienti, fornitori e di soggetti che hanno volontariamente comunicato direttamente o telefonicamente o via posta o via fax o via e-mail i loro dati anagrafici al nostro ufficio commerciale o all’azienda che esegue il servizio di telemarketing per nostro conto.

Secondo la legge indicata (rif. Art. 2 – Finalità), Le Rose s.r.l. garantisce che il trattamento dei dati personali si svolga nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali, nonché della dignità dell’interessato, con particolare riferimento alla riservatezza, all’identità personale e al diritto alla protezione dei dati personali.

Finalita' del trattamento dei dati personali

Tutti i dati comunicati dai soggetti interessati, sono trattati esclusivamente per adempimenti connessi all’attività economica dell’azienda, in particolare:

  • i. per l’inserimento delle anagrafiche nei database informatici aziendali;
  • ii. per l’elaborazione di statistiche interne;
  • iii. per la registrazione di schede intervento tecnico per assistenza e/o formazione;
  • iv. per l’emissione di documenti di trasporto, fatture e note accredito;
  • v. per l’emissione di preventivi e offerte a clienti attivi e/o potenziali;
  • vi. per l’emissione di richieste preventivi e offerte a fornitori attivi e/o potenziali;
  • vii. per la tenuta della contabilità ordinaria e iva;
  • viii.per la gestione di incassi e pagamenti;
  • ix. per l’invio di informative commerciali inerenti la propria attività o quella di aziende collegate sempre del settore informatico, a clienti attivi e/o potenziali;
  • x. per lo scambio di comunicazioni inerenti l’attività economica, amministrativa e commerciale dell’azienda – via telefono, posta, spedizioniere, fax, e-mail e tramite aree private del sito Internet di Le Rose s.r.l.
  • xi. per soddisfare gli obblighi previsti dalle norme di legge, dai regolamenti, dalla normativa comunitaria, da norme civilistiche e fiscali;

Comunicazione e diffusione dei dati

I dati personali degli interessati, qualora fosse necessario, potranno essere comunicati anche:

  • i. a tutti i soggetti cui la facoltà di accesso a tali dati è riconosciuta in forza di provvedimenti normativi;
  • ii. ai nostri collaboratori, dipendenti, agenti e fornitori, nell’ambito delle relative mansioni e/o di eventuali obblighi contrattuali con loro, inerenti i rapporti commerciali con gli interessati;
  • iii. a società di factoring, società di recupero credito, società di assicurazione del credito;
  • iv. alle aziende produttrici e/o concedenti le licenze d’uso degli eventuali servizi/prodotti forniti, esclusivamente quando la comunicazione risulti necessaria all’utilizzo da parte dell’interessato dei servizi/prodotti acquisiti;
  • v. agli uffici postali, a spedizionieri e a corrieri per l’invio di documentazione e/o materiale;
  • vi. ai fornitori di servizi di Unified Messaging via Internet, quando l’invio di lettere e comunicazioni agli interessati, inerenti le finalità del trattamento, avvengano tramite questo canale;
  • vii. a tutte quelle persone fisiche e/o giuridiche, pubbliche e/o private (studi di consulenza legale, amministrativa e fiscale, studi di consulenza del lavoro per la compilazione delle buste paga, Uffici Giudiziari, Camere di Commercio, Camere ed Uffici del Lavoro, ecc.), quando la comunicazione risulti necessaria o funzionale allo svolgimento della nostra attività e nei modi e per le finalità sopra illustrate;
  • viii. istituti bancari per la gestione d’incassi e pagamenti derivanti dall’esecuzione dei contratti;

Natura della raccolta e conseguenze di un eventuale mancato conferimento

Il conferimento dei propri dati personali, da parte dei soggetti che intendono aprire un rapporto commerciale con la nostra azienda, anche se puramente informativo sulle nostre attività /servizi, è da ritenersi facoltativo, ma il loro eventuale mancato conferimento potrebbe comportare la mancata prosecuzione del rapporto, del suo corretto svolgimento e degli eventuali adempimenti di legge, anche fiscali. I dati sono conservati presso la sede operativa della nostra società, per il tempo prescritto dalle norme civilistiche e fiscali.

Le modalita' del trattamento

Il trattamento dei dati personali avviene esclusivamente all’interno della sede Le Rose s.r.l. utilizzando sia supporti cartacei che informatici, per via sia telefonica che telematica, anche attraverso strumenti automatizzati atti a memorizzare, gestire e trasmettere i dati stessi, con l’osservanza di ogni misura cautelativa, che ne garantisca la sicurezza e la riservatezza.

Titolare del Trattamento dei dati personali

Il Titolare del trattamento dei dati personali è Le Rose s.r.l. Alla data odierna, il Responsabile del trattamento è il Presidente del Consiglio di Amministrazione

Diritto di accesso ai dati personali

L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:

  • i. dell’origine dei dati personali, delle finalità e modalità del trattamento;
  • ii. della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici;
  • iii. degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2 del dlg. 196/2003;
  • iv. dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.

L’interessato ha diritto di ottenere:

  • i. l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
  • ii. la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;

L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:

  • i. per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
  • ii. al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale.

I diritti di cui sopra potranno essere esercitati con richiesta rivolta senza formalità al titolare o ad uno dei responsabili, anche per il tramite di un incaricato, alla quale è fornito idoneo riscontro senza ritardo. La richiesta rivolta al titolare o al responsabile potrà essere trasmessa anche mediante lettera raccomandata, telefax, posta elettronica.

Art. 7 – Diritto di accesso ai dati personali ed altri diritti

  • i. L'interessato ha diritto di ottenere la conferma dell'esistenza o meno di dati personali che lo riguardano, anche se non ancora registrati, e la loro comunicazione in forma intelligibile.
  • ii. L’interessato ha diritto di ottenere l’indicazione:
    • a) dell’origine dei dati personali;
    • b) delle finalità e modalità del trattamento;
    • c) della logica applicata in caso di trattamento effettuato con l’ausilio di strumenti elettronici; d) degli estremi identificativi del titolare, dei responsabili e del rappresentante designato ai sensi dell’articolo 5, comma 2;
    • e) dei soggetti o delle categorie di soggetti ai quali i dati personali possono essere comunicati o che possono venirne a conoscenza in qualità di rappresentante designato nel territorio dello Stato, di responsabili o incaricati.
  • iii. L’interessato ha diritto di ottenere:
    • a) l'aggiornamento, la rettificazione ovvero, quando vi ha interesse, l'integrazione dei dati;
    • b) la cancellazione, la trasformazione in forma anonima o il blocco dei dati trattati in violazione di legge, compresi quelli di cui non è necessaria la conservazione in relazione agli scopi per i quali i dati sono stati raccolti o successivamente trattati;
    • c) l'attestazione che le operazioni di cui alle lettere a) e b) sono state portate a conoscenza, anche per quanto riguarda il loro contenuto, di coloro ai quali i dati sono stati comunicati o diffusi, eccettuato il caso in cui tale adempimento si rivela impossibile o comporta un impiego di mezzi manifestamente sproporzionato rispetto al diritto tutelato.
  • iv. L’interessato ha diritto di opporsi, in tutto o in parte:
    • a) per motivi legittimi al trattamento dei dati personali che lo riguardano, ancorché pertinenti allo scopo della raccolta;
    • b) al trattamento di dati personali che lo riguardano a fini di invio di materiale pubblicitario o di vendita diretta o per il compimento di ricerche di mercato o di comunicazione commerciale

Miusre di Sicurezza del Sito

Per la gestione del sito sono state adottate specifiche misure di sicurezza, dirette a garantire l'accesso sicuro ed a tutelare le informazioni contenute nell'area riservata da rischi di perdita o distruzione anche accidentale dei dati stessi, di accesso non autorizzato o di trattamento non consentito o non conforme alle finalità della raccolta.

Il software antivirus viene aggiornato automaticamente. Per l'accesso all'area riservata del sito vengono assegnate ai clienti un codice identificativo ed una password. Queste ultime vengono assegnate e comunicate in via riservata alla persona designata dal cliente, se ente o Società, ovvero al cliente stesso, se persona fisica. L'utente è tenuto a conservare il codice identificativo e la password in modo riservato.

 
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